A munkavállalók munkaviszonnyal összefüggő magatartásának ellenőrzése

Mi az a GDPR?

Korábbi cikkeinkben már írtunk róla, de érdemes a cikk elején újra összefoglalni, hogy mi is az a GDPR. A GDPR (Általános Adatvédelmi Rendelet) Európai Parlament és Tanács (EU) 2016/679 számú rendelete a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről. A személyes adat lehet bármely olyan, a természetes személyre vonatkozó információ, amely által a személy azonosítottá vagy azonosíthatóvá válik. A természetes személy azonosíthatóvá válik szokásos módon például név vagy igazolványszám által, de ide tartozhatnak a személy testi, vagy akár kulturális azonosságára vonatkozó tényezők is. A GDPR hatálya kiterjed minden olyan vállalkozásra vagy szervezetre, amely személyes adatokat kezel, gyűjt, használ stb., így már azoknak a vállalatoknak is alkalmazni kell a rendelet szabályait (többek között a munkahelyi adatvédelem érdekében), amelyek akárcsak csak egyetlen munkavállalóval vagy ügyféllel is rendelkeznek. Mindehhez munkahelyi adatvédelmi szabályzat nevű dokumentummal kell rendelkezniük.

Munkahelyi adatvédelmi szabályzat

A munkahelyi adatvédelmi szabályzat tartalmazza tehát a munkahelyi adatvédelem kapcsán előforduló előírásokat. Megalkotásához érdemes ügyvédi segítséget igénybe venni, aki alaposan megvizsgálja mind a munkáltató mind a munkavállaló szempontjait figyelembe véve a dokumentumot. A munkahelyi adatvédelem és adatkezelés érinti az infokommunikációs eszközök használatának szabályozását és ellenőrzését, az eszközök alatt értve a céges mobiltelefon, számtógép, laptop, tablet, de a GPS rendszer használatát is. Fontos szabályozni, hogy az eszközök csupán hivatali, vagy magáncélra is használhatók-e. Az e-mail fiók használatát is szabályozni szükséges, valamint a munkahelyen történő internethasználatot is, szintén a munkahelyi és magáncélú használat kettősségének szempontjából. A munkavállaló megfigyelése kamerás rendszerrel is történhet, erre külön előírások vonatkoznak, mivel az csak indokolt esetben történhet.

Amennyiben kérdése van munkahelyi adatvédelmi szabályzat dokumentummal kapcsolatban, forduljon hozzánk bizalommal elérhetőségeinken!

A munkavállaló megfigyelése kamerával

A kamerarendszer kiépítésének jogosultsága ma már nem kérdéses, számos pozitív hatása van. Alkalmazható az emberi élet, testi épség, személyi szabadság védelme, veszélyes anyagok őrzése, üzleti, fizetési, bank- és értékpapírok védelme, valamint vagyonvédelem céljából is. Más cél is idesorolható, de annak indokoltnak kell lennie. llyenkor érdekmérlegelési tesztet kell készíteni, amivel igazolható az elektronikus megfigyelőrendszer jogos használata. Vannak esetek, amikor semmiképpen sem indokolt a munkahelyi kamerás megfigyelés. Mindenképpen jogellenes a munkavállaló megfigyelése, ha annak célja a munkavállaló elsődleges, kifejezett megfigyelése, illetve a munkahelyi viselkedés befolyásolása. Tilos kamerát felszerelni olyan helyiségekben, ahol a munkavállaló megfigyelése az emberi méltóságát sértheti. Ide tartozik többek között az illemhelyiség és öltöző, illetve bármilyen olyan helyiség, ahol a dolgozók munkahelyi szüneteiket tölthetik. Értelemszerűen rejtett kamera kihelyezése sem lehetséges, a munkavállalónak joga van tudni minden egyes felszerelt kameráról, azok látószögéről, az elhelyezés céljáról. A munkáltató köteles a munkavállalót tájékoztatni az adatkezelés jogalapjáról, a felvételek tárolásának helyéről és időtartamáról, ki kell térnie a tárolással kapcsolatos adatbiztonsági intézkedésekre, meg kell neveznie a hozzáférésre jogosultakat. A felvételek visszanézése indokolt esetben lehetséges, a munkavállaló megfigyelése kapcsán a dolgozónak jogai, illetve jogérvényesítési lehetőségei vannak.

E-mail fiók használatának ellenőrzése

Általános, hogy a munkáltató a munkavállaló számára e-mail fiókot bocsájt rendelkezésre. Annak használatának és ellenőrzésének szabályait az adatvédelmi szabályzatban rögzítik a felek. Különösen lényeges a meghatározni a használat célját, nevezetesen, hogy a fiók csak munkahelyi levelezésre, vagy magáncélból is használható-e. A munkahelyi adatvédelmi szabályzat nevű dokumentumban rendelkeznek a biztonsági másolat készítéséről és megőrzéséről is, az e-mailek végleges törléséről, valamint az e-mail fiók használatának ellenőrzéséről is.

Amennyiben munkahelyi ellenőrzésre kerülne sor, az adatkezelés megkezdése előtt a munkáltatónak el kell végeznie az úgynevezett érdekmérlegelési tesztet, amely megmutatja, hogy az adatkezelés jogalapja a munkáltató jogos érdeke-e. A munkahelyi ellenőrzés előtt a munkavállalóval közölni kell, hogy mi okból kerül sor az intézkedésre, az ellenőrzést ki végzi el és milyen előírások alapján, valamint hogy milyen jogai és jogorvoslati lehetőségei vannak a munkavállalónak az ellenőrzése során. Főszabály, hogy az ellenőrzés során a munkavállaló jelen lehet. Ez több szempontból is előnyös és szükséges, első sorban azért, mert a munkavállaló így jelezheti, ha valamely üzenet olyan személyes adatokat tartalmaz, melynek megismerésére nincs jogosultsága a munkáltatónak. Ha a munkáltató nem is engedélyezte a magáncélú használatot, úgy a munkavállaló fent említett jelzése elegendő alap lehet a munkajogi jogkövetkezmények alkalmazására. (Ezeket a szankciókat természetesen előre rögzíteni kell.) A munkahelyi ellenőrzés során fokozatosságra kell törekedni, ami azt jelenti, hogy a munkáltatónak nem szabad a levelek tartalmának megismerésére törekedni. Elegendő lehet az e-mail címének és tárgyának megtekintése is a magánjellegű levelek felismerésére, a tartalom megismerésére nem jogosult a munkáltató. Ha fennáll a munkavállaló részéről a jogsértés gyanúja, akkor is a fokozatosságra kell törekedni. Például, ha a munkáltató azt szeretné kideríteni, hogy a munkavállaló felvette a kapcsolatot a konkurens cégekkel, nem szükséges az összes levél áttekintése, elegendő a konkurens cégek e-mail címére szűrni a munkahelyi adatvédelem érdekében.

Számítógép, laptop, tablet ellenőrzése

Gyakori, hogy a munkáltató különböző infokommunikációs eszközöket biztosít a munkavállaló számára, elsősorban a munkavégzés céljából. A számítógép, laptop és tablet használatára és ellenőrzésére vonatkozó előírásokra a fentebb részletezett e-mail fiókkal kapcsolatos rendelkezések az irányadóak. A biztonsági mentés és a végleges törlés szabályozása ez esetben is különösen lényeges mindkét fél szempontjából. Amennyiben engedélyezett az eszköz magáncélú használata, érdemes lehet a magáncélú és munkahelyi adatok elválasztása például azáltal, hogy a merevlemezen több partíciót hoznak létre.

A munkahelyi internethasználat ellenőrzése

Nem kérdéses, hogy a munkahelyen is szükséges az internethasználat. Az arra vonatkozó előírásokra hasonlóan az előzőekhez az e-mail fiókkal kapcsolatos rendelkezések az irányadóak. Személyes adatnak minősülnek a magáncélú internethasználat során a honlapon végzett tevékenységek, a mentett felhasználói név, jelszó, valamint a lementett fájlok is. A munkavállaló ellenőrzése és az internethasználat ellenőrzésének csökkentése érdekében érdemes lehet bizonyos, a munkáltató által nem engedélyezett honlapok megtekintését blokkolni.

Céges mobiltelefon használatának ellenőrzése

Ez esetben is az e-mail fiókkal kapcsolatos rendelkezéseket kell felidéznünk. A munkahelyi adatvédelem érdekében a munkavállaló ellenőrzése lehetséges, ha nem volt számára engedélyezett a mobiltelefon magáncélú használata, ennek ellenére mégis használta azt magáncélból. Ilyenkor a munkáltató a telefonszolgálatótól kért hívásrészletező alapján kérheti a magáncélú hívások hívószámainak felismerhetetlenné tételét a munkavállalótól, ezen hívások díjának megtérítése mellett.

Amennyiben engedélyezettek a magáncélú hívások, bevett gyakorlat az, hogy a kimenő hívások két előhívóval vehetők igénybe, így egyértelműen elkülönülnek egymástól a hivatalos és magáncélú hívások.

A munkavállaló ellenőrzése mindig indokolt esetben történhet, személyes adatai védelmével!

GPS navigációs rendszer alkalmazása

A GPS navigációs rendszer jogszerű alkalmazására, illetve az ennek során alkalmazott munkáltatói ellenőrzésre is az e-mail fiókkal kapcsolatos rendelkezések irányadóak. A munkavállaló ellenőrzése csakis munkával és munkaszervezéssel összefüggő célokat szolgálhat, az ellenőrzés pedig kizárólag munkaidőben történhet. Hogy milyen esetekben lehet indokolt a GPS-rendszer ellenőrzése? A járműre vagy szállítmányra (nagy érték, veszélyes áru stb.) is hivatkozhat a munkáltató, de történhet a munkavállaló ellenőrzése az életének, testi épségének védelme érdekében, vagy veszélyes területeken való áthaladás esetén is.

Ha további kérdései lennének a munkahelyi adatvédelem kapcsán, segítségre van szüksége a munkahelyi adatvédelmi szabályzat összeállításánál, esetleg nincs tisztában a munkavállaló megfigyelése tevékenység jogi szabályozásával, forduljon hozzánk bizalommal!